Altijd een volledige verlof aanvraag

Door ontwikkeling van een verlof app kan de HR-afdeling Gemeente Amsterdam tijd besparen en sneller een terugkoppeling geven.

Probleemstelling

De aanvraag voor verlof is vaak impulsief, dagje strand, verzorging kinderen etc. Op dat soort momenten is er net geen PC beschikbaar. Meestal wordt dan niet het normale administratieve proces gevolgd. Met als gevolg dat de HR-afdeling incomplete verlof aanvragen ontvangt.

Verlof aanvragen die altijd compleet zijn

Op een laagdrempelige manier snel en gemakkelijk verlofaanvragen versturen die alle data bevat om een aanvraag snel te kunnen verwerken. Persoonlijke gegevens moeten worden opgeslagen volgens de meest recente richtlijnen van de wet voor persoonsgegevens. 

Het gebruik, autorisatie en de interne distributie van de verlofaanvragen moet vooral gemakkelijk zijn.

Ontwikkeling gebruiksvriendelijke App

Verlofaanvragen via een smartphone-app voor Android en Apple (iOS) zijn eenvoudig en snel in te voeren zodat er altijd een volledige aanvraag ontstaat. Dankzij de éénmalige invoering van personeelsgegevens hoeven die niet elke keer opnieuw worden ingevoerd. De registratie van persoonlijke gegevens voldoet uiteraard volledig aan de wet voor persoonsgegevens;

  1. Verstuurde data wordt niet opgeslagen (niet lokaal en niet in de cloud)
  2. De app kan niet zomaar worden aangepast en is niet toegankelijk via
  3. Er is een zelfgekozen pincode benodigd om de app te kunnen openen en een aanvraag te doen

Daarnaast zijn verschillende afdelingen gekoppeld aan diverse email-adressen, zodat aanvragen automatisch op de juiste plaats(en) terechtkomen.

Resultaten

Dankzij de universele verlofaanvraag kan de HR-afdeling van de Gemeente Amsterdam tijd besparen en sneller terugkoppelen naar de werknemer. De laagdrempelige wijze van aanvragen draagt bij aan het proces en een servicegerichte aanpak richting medewerkers.

“Door de snelle ontwikkeling en realisatie is de eerste stap gezet om met moderne technieken processen te automatiseren binnen de Gemeente Amsterdam. Door de uitgebreide service en documentatie kunnen wij snel alle betrokkenen informeren en implementeren in de organisatie”

Foto Juliette de Vries
Jonny Kwaak, Applicatiebeheer Gemeente Amsterdam

Toekomst

De Verlof app kan verder worden ontwikkeld voor het maken van rapportages met o.m. trends en ontwikkelingen. Andere ontwikkelingen zoals een terugkoppeling van de verlofaanvraag en een directe koppeling met het HR-systeem behoren eveneens tot de mogelijkheden.

Wat kunnen wij voor u betekenen?

Roderick de Wit
r.dewit@marketing-solution.nl
06 458 66 900